Wie mir Scrum hilft, ehrlicher mit mir selbst zu sein…

Istanbul, 7:29, Tag 512

Heute Nacht wollte ich mit meinem schicken Fahrrad in einem Tunnel den Ausgang finden. Es war ein Supermarkt, viele standen an der Kasse an. Ich mit meinem sperrigen Rad dazwischen, ein glatzköpfiger Muskelbrocken fragte mich am Ausgang, ob ich Ossi sei. Ich antwortete wahrheitsgemäss, er machte trotzdem eine abfällige Bemerkung darüber, dass ich kein Ostberliner sei, aber er liess mich in Ruhe. Draussen bemerkte ich, dass ich mein Fahrrad und Rucksack drin vergessen hatte. Ich lief schnell zurück, kletterte über Absperrungen, sah es immer mal wieder zwischen den Wartenden aufblitzen. Aber nein, es war echt weg. Dann doch nicht, die Kassiererinnen hatte es in ihren superengen Aufenthaltsraum mitgenommen, ich durfte rein und es abholen und wachte auf…

Gestern hab ich Euch so locker einen ehrlichen und mutigen Tag gewünscht, ich war parallel in einen tollen Chat verwickelt mit einem seelenverwandten Menschen, der mit in manchen Dingen einen Schritt voraus scheint. Ich finde es hoch interessant, dass man mit manchen Menschen von 0 auf 100 in unter 3,5 Sekunden kommen kann. Als ob man sich ewig kennt. Je länger man sich unterhält, um so mehr Ähnlichkeiten in der Geschichte, in der Sicht auf Vergangenes entdeckt man.

Wenn so etwas passiert, bekomme ich ganz viel Energie, Mut und Kraft. Fühle mich nicht mehr so allein, so einsam. So etwas kostet aber auch Kraft. Es kugelt mich dann aus meiner warmen, kuschligen Realität heraus, die ich mir zurecht gebaut habe, um alle meine Aktivitäten und vor allem meine Nichtaktivitäten, mein Nichthandeln zu rechtfertigen.

Oft habe ich in letzter Zeit irgendwelche Erkenntnisse, Überzeugungen und Einsichten, die mein Leben komplett über den Haufen werfen würden, wenn ich ihnen konsequent folgen würde. Ich begründe mir dann, warum es noch nicht so weit ist, dass ich doch schon dran bin, nur heute noch nicht und ich arbeite schon hart daran, die Umstände zu ändern, die Entscheidungen irgendwann auch umzusetzen.

Mein Weg zur Freiheit im Denken, Fühlen und Handeln führt über den Umweg des Zweifels.

Was mir heute sehr dabei hilft, ist das die Übertragung der agilen Projektmethode Scrum, an der wir uns bei OPD orientieren. Die Grundzüge von Scrum sind eigentlich schnell erklärt. Darum geht es aber nicht, denn agiles Vorgehen ist eigentlich nichts Neues. Die Methode selbst, hat sich in den 80iger und 90igern entwickelt. Das für mich wirklich Neue ist, dass ich dieses Vorgehen/diese Projektmethode auch auf Nicht-Softwareprojekte übertragen möchte.

Aber zuerst mal eine kurze Einführung in die Methode und die wichtigsten Begriffe:

  • Einer ist als Product Owner verantwortlich für das, was gemacht/getan/erreicht werden soll. Er entwickelt die Vision von der zukünftigen Lösung und führt eine Liste der Dinge, die dafür getan werden müssen und priorisiert sie. Diese Liste wird Backlog genannt.
  • Während eines Sprint Planning genannten Treffens, nimmt das Team sich von der Liste die Dinge aus dem Backlog, die man in der nächsten Woche (maximal in den nächsten vier Wochen) erledigen/anpacken/umsetzen möchte.
  • Während der folgenden Woche, die auch Sprint genannt wird, trifft sich das Team täglich, um den Fortschritt zu besprechen. Das Treffen wird Daily Scrum genannt.
  • Ein Scrummaster (früher Projektleiter) ist dafür zuständig, dass das Team fokussiert und in der Spur bleibt, um gemeinsam die Ziele des Sprints zu erreichen.
  • Die Woche endet mit einem Sprint Review, in dem das Erreichte besprochen und dokumentiert wird und am Ende des Sprints wird das Ergebnis in der Regel ausgeliefert und zwar an den Endkunden, also an den Nutzer der Lösung. 

Wir bei OPD sind nun bereits im 20. dieser Wochenzyklen, das ist aber gar nicht das eigentlich Spannende. Zumal ich, eigentlich schon seit alten Lotus Professional Zeiten Mitte der 90iger -also seit Ewigkeiten- mit iterativen, inkrementellen Vorgehensmethoden arbeite. Damals hiess die Methode übrigens AVM – Accelerated Value Method. Kennt das noch jemand? Ich fand das damals schon grossartig und hatte das Glück, niemals wirklich lange in größeren, reinen Wasserfall- oder Command and Control Projekten arbeiten zu müssen.

Ein weiterer Scrum Versuch startete aus Versehen vor vier Wochen, als wir eher zufällig beginnen mussten, im Backoffice einiges umzubauen. Auch da haben wir uns aus dem Scrum Methoden Baukasten bedient. Das klingt jetzt hochtrabender oder schlimmer, als es eigentlich ist. Aber für mich sind gerade die Parallelen zum Vorgehen bei unserem Entwicklungsprojekt OPD so eindeutig, klar und motivierend schön.

Wir haben einfach erst mal ein morgendliches Office Briefing (Daily Scrum) eingeführt. Dann haben wir angefangen, die Dinge, die in der nächsten Woche alle zu erledigen sind, an ein Whiteboard zu schreiben, getrennt nach Tagesgeschäft oben und Veränderungen unten (Sprint Backlog). 

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Früh wird also besprochen, was heute anliegt, nachmittags wird dann am Whiteboard abgehakt, was erledigt werden konnte. Jeden Morgen wird die Liste (das Sprint Backlog und die ToDo’s aus dem Tagesgeschäft) angepasst.

Links daneben gibt es die grosse Liste der drei Hauptaufgaben unseres Backoffices: Finanz-, Personal- und Officemanagement, mit den wichtigsten Unterpunkten.

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Für mich ist das unser Product Backlog, also eine Übersicht der Vision, wie das Backoffice organisiert ist und sein sollte. Alle Prozesse dort sollen beschrieben und dokumentiert sein, wie sie heute ausgeführt werden. Kollegen, die eingewiesen und eingearbeitet worden sind, sollten in der Lage sein, allein – nur anhand der Dokumentation- möglichst fehlerfrei die Arbeitsergebnisse zu erzeugen.

Und gleichzeitig können wir uns hier je Bereich überlegen, was wir wie optimieren können. Aus diesen Ideen generieren wir wöchentlich für die rechte Seite des Whiteboards unsere Veränderungsprojekte, die überschaubar sind und einen sofortigen Nutzen für uns selbst, also die Bearbeiter aber immer auch für unsere Kunden, also die Mitarbeiter und die Kunden unserer Firma haben sollen.

Was mir ganz besonders gefällt, ist dass wir uns immer nur vornehmen, was wir an diesem Tag und in dieser Woche schaffen können. Wir beschäftigen uns nicht mit Planungen für ein weit entferntes grosses Projektziel, wie wir das in der Vergangenheit immer wieder gemacht haben.

Allgemeine, grosse Projekte wie: DATEV Einführung oder Lexware Abschaltung oder Prozessdokumentation oder auch Weihnachtsmailing erfordern bei starker Belastung mit Tagesgeschäft enorme zusätzliche Ressourcen vor allem für die Planung, Aufgabenverteilung, Aufgabenkontrolle und die immer wieder notwendige Plananpassung. Sie machten mich immer super unzufrieden, weil ich immer wieder feststellen konnte, wie unrealistisch unsere Planungen waren und wir uns somit immer wieder selbst um den Erfolg gebracht haben.

Der Wochenrhythmus dagegen hat den grossen Vorteil, dass man flexibel bleibt und sich auch für eine Woche voller operativem Tagesgeschäft loben kann. Die geplanten Veränderungen hat man immer -für alle sichtbar- auf dem Schirm.

Also nach den ersten vier Wochen von agilem Vorgehen in unserem Backoffice, möchte ich gerne weiter machen und sogar das Vorgehensmodell noch weiter ausbreiten.

Die größte Herausforderung für die Organisation ist diese andere Art der Führung, die anderen Hierarchien, die sich herausbilden und eine notwendige höhere Toleranz Fehlern gegenüber.

Die größte Herausforderung für mich persönlich ist aktuell der Umgang mit meinen -für andere noch unscharfen- Visionen von Produkt und Organisation. Aber eigentlich entsteht der meiste Stress aus meinen mehreren Hüten, die ich mir selbst aufsetze. Also ich bin immer noch der alte Geschäftsführer, immer auch noch der alte Projektleiter und immer noch der alte Vertriebler für mtc. In diese Rollen schlüpfe ich immer wieder und übernehme Aufgaben und habe bestimmte Verantwortung und auch Macht.

Vor allem in den letzten 6 Monaten hat sich das überschnitten mit meiner Rolle als Product Owner, also als der Verantwortliche für das Backlog/für die Vision. Am liebsten würde ich heute, alle Rollen bis auf den des Product Owners auf- oder abgeben. Ich merke aber, wie ich das nicht schaffe und immer wieder an unsere Finanzierung, also an die Auslastung und an die Bestandskunden denke.

Es fühlt sich eben so an, als ob ich mich mit diesem Denken selbst behindere. Daher kommt auch das Gefühl, zu ahnen, was jetzt dran ist. Nur die zur Umsetzung notwendigen Entscheidungen verzögere ich oder verändere sie so, dass der Status Quo erhalten bleiben kann. Wenn auch mit anderem Anstrich, anderer Benennung, aber eben doch der Status Quo, immer noch das, was gestern gut war, das was sicher und bereits bekannt ist.

Trotzdem, es bewegt sich jede Woche etwas und vor allem: ich bin wohl einfach ehrlicher mit mir selbst und siehe da, gleich macht mir die Arbeit viel mehr Spass!

2013-02-28 07.19.11-1

Ich halt Euch auf dem Laufenden, wie das weiter geht… versprochen!

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